Libro de Sueldos Digital
A través de la Resolución Conjunta (AFIP – MTESS) 5249 se deja sin efecto la Resolución Conjunta RG (AFIP) 3669 (AFIP) y Resolución 941 (MTESS).
De acuerdo a esta nueva Resolución Conjunta se dispone que los empleadores que confeccionen el Libro Especial del artículo 52 de la LCT y aquellos que utilicen el registro de hojas móviles, deberán cumplir con dicha obligación mediante la utilización del sistema informático denominado “Libro de Sueldos Digital” de AFIP.
Se aclara que el referido servicio informático utiliza la información proveniente de:
- Las declaraciones juradas determinativas y nominativas de aportes y contribuciones con destino a los distintos subsistemas de la seguridad social, presentadas por los empleadores,
- El sistema “Simplificación registral” y
- El “Sistema Registral”.
Asimismo, incorporará los datos que se le requieran al empleador.
La obligatoriedad de utilización del sistema se dispondrá en forma progresiva hasta alcanzar a la totalidad de los empleadores, una vez cumplidas todas las etapas de implementación que definirá la AFIP.
El fisco notificará a los empleadores que deberán utilizar el sistema.
La totalidad de la información transmitida por los contribuyentes obligados a utilizar el sistema se pondrá a disposición del MTESS.
Los empleadores que resulten obligados a la utilización del “Libro de Sueldos Digital” quedan exceptuados de cumplir con el régimen de información dispuesto por la RG (AFIP) 3279 -declaración jurada informativa de conceptos no remunerativos- a partir del primer período en que presenten la declaración jurada determinativa de aportes y contribuciones con destino a la seguridad social (Formulario F.931), utilizando la citada herramienta.
Ante el incumplimiento a las obligaciones la AFIP aplicará las sanciones previstas en la Ley 11.683 y la RG (AFIP) 1566, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieren corresponder.
Los sujetos obligados a utilizar el sistema “Libro de Sueldos Digital” deberán cumplir con el siguiente procedimiento:
- Declarar en el sistema “Simplificación registral” la jurisdicción que corresponda a la autoridad administrativa local en materia del trabajo y registrar la fecha de antigüedad reconocida de cada uno de sus trabajadores en la Sección “Datos Complementarios”.
- Esta fecha reconocida es la que surja en el caso de que el trabajador haya tenido una relación laboral anterior con el mismo empleador (en virtud de lo que dispone el artículo 18 de la LCT) o el contrato haya sido objeto de una cesión.
Este dato se consigna habitualmente en los sistemas de liquidación y no tiene demasiados efectos en materia de seguridad social, pero sí resulta importante en el plano laboral, y es una exigencia para unificar la información requerida por las jurisdicciones locales.
- Art. 18, LCT: Cuando se concedan derechos al trabajador en función de su antigüedad, se considerará tiempo de servicio el efectivamente trabajado desde el comienzo de la vinculación, el que corresponda a los sucesivos contratos a plazo que hubieren celebrado las partes y el tiempo de servicio anterior, cuando el trabajador, cesado en el trabajo por cualquier causa, reingrese a las órdenes del mismo empleador.Exponemos a continuación las cuestiones a tener en cuenta de acuerdo a la guía suministrada por la propia AFIP:
- Para modificar los datos de los empleados en forma masiva puede accederse a la guía paso a paso de AFIP:
- Ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” y configurar los parámetros a partir del menú inicial que posee el sistema, registrando todos los conceptos que se utilicen para la liquidación de los sueldos y jornales, asociando cada uno de ellos con los de la grilla universal predefinida por AFIP e indicando a qué subsistema de la seguridad social se vincula cada uno.
- Esta acción se realizará al utilizar por primera vez el sistema o cuando exista una modificación en los registros por la creación o baja de conceptos en la liquidación de sueldos y jornales.
- La configuración de parámetros aludida se podrá realizar en forma manual completando los campos requeridos por el sistema o por importación masiva de datos.
- Cargar en el sistema los datos para la conformación del “Libro Especial” mediante alguna de las siguientes modalidades:
- Ingreso manual: Completando los campos requeridos por el sistema.
- Importación de archivos estandarizados vía “web”, con clave fiscal, una vez finalizado el proceso de cada liquidación de sueldos y jornales, en cuyo caso se utilizará el diseño de registros que obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ dentro del sitio “web” institucional.
- Ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” y configurar los parámetros a partir del menú inicial que posee el sistema, registrando todos los conceptos que se utilicen para la liquidación de los sueldos y jornales, asociando cada uno de ellos con los de la grilla universal predefinida por AFIP e indicando a qué subsistema de la seguridad social se vincula cada uno.
Una vez cumplido lo indicado, la información deberá ser transmitida electrónicamente. De resultar aceptada dicha transmisión, el sistema emitirá un archivo estandarizado conteniendo las hojas del libro en borrador, el que será enviado al empleador para su revisión y posterior conformidad.
La conformidad por parte del empleador del contenido del libro a emitir por el sistema se prestará mediante la transferencia electrónica del formulario de declaración jurada F. 8351 “Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital” -disponible en formato “.pdf”-, el cual deberá ser firmado electrónicamente.
Las declaraciones juradas -formulario F.931- rectificativas deberán confeccionarse a través del sistema informático “Declaración en línea” o del programa aplicativo “Sistema de Cálculo de Obligaciones de la Seguridad Social – SICOSS”, según cuál fuera el que utilizó el empleador para la confección de la declaración jurada original.
El “Libro Especial” se encontrará disponible en un archivo del sistema, para cumplimentar los requerimientos de la autoridad jurisdiccional en materia del trabajo.
Habilitación por autoridades locales
Las autoridades administrativas locales en materia del trabajo podrán celebrar convenios con AFIP, en los términos generales del modelo del Convenio Marco de Colaboración e Intercambio de Información que consta en el Anexo I de la RG (AFIP) 5250.
Celebrado el convenio, el ingreso de los aranceles será efectuado por los empleadores mediante la utilización del volante electrónico de pago (VEP).
Asimismo, a efectos de implementar un procedimiento de intercambio de información respecto de las actuaciones labradas por las autoridades administrativas locales en materia del trabajo, dichas autoridades podrán celebrar Convenios Específicos al Convenio Marco de Colaboración e Intercambio de Información junto con el MTESS y la AFIP de acuerdo con el modelo establecido en el Anexo II de la misma resolución.
Las autoridades administrativas locales en materia del trabajo que celebren los convenios tendrán acceso a la información disponible en el servicio “Libro de Sueldos Digital” -circunscripta al ámbito de su jurisdicción- para la conformación de sus propias bases de datos y a una consulta “en línea” con AFIP.
En dichos convenios las partes acuerdan que el mencionado sistema informático será soporte para la sustitución en legal forma de la obligación de rubricar el citado Libro Especial en formato papel.
La AFIP pondrá a disposición de la autoridad laboral que suscriba el Convenio la información correspondiente a los empleadores de su jurisdicción, referida a las declaraciones juradas determinativas nominativas de aportes y contribuciones presentadas por los mismos y al sistema “Simplificación Registral”.
En el supuesto que la autoridad laboral corrobore la existencia de inconsistencias o irregularidades en los datos contenidos en el “Libro de Sueldos Digital” correspondiente a su jurisdicción, dará aviso a la AFIP e iniciará las acciones inspectivas y/o verificatorias que estime correspondientes.
Certificado de Trabajo del Art. 80, LCT
Los empleadores deberán generar y emitir el Certificado de Trabajo establecido por el artículo 80 de la LCT, exclusivamente mediante el sistema informático aprobado por la RG (AFIP)2316, disponible en Simplificación Registral, que emite el formulario 984.
El Certificado de Trabajo se otorgará a través del sistema mediante el formulario “F.984 Certificado de Trabajo Artículo 80 – LCT”.
El mismo se emitirá por duplicado y para su validez deberá contar con las firmas de la autoridad responsable -o del apoderado legal del empleador- y del trabajador, destinándose el original para este último y el duplicado para el empleador.
En caso de que la certificación comprenda períodos hasta el mes de junio de 1994, inclusive, por tales períodos el certificado emitido por el sistema se complementará con otra constancia de iguales características y datos, confeccionada por el empleador de acuerdo con los registros que obren en el libro de sueldos y jornales que este último hubiere utilizado en los períodos involucrados.
A través de la Resolución (MTBA) 210/22, el Ministerio de Trabajo de la provincia de Buenos Aires aprobó el Sistema Digital como soporte para llevar y rubricar en legal forma el Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires, establecido en el artículo 52 de la LCT, por los empleadores que celebren y/o ejecuten contratos de trabajo en el territorio de la Provincia de Buenos Aires.
La obligatoriedad en la utilización del Sistema Digital como soporte del Libro de Sueldos y Jornales se establece en forma progresiva hasta alcanzar a la totalidad de los empleadores, conforme las siguientes etapas:
- Más de 500 trabajadores: a partir del 1° de noviembre de 2022.
- Entre 100 y 499 trabajadores inclusive: a partir del 1° de febrero de 2023.
- Entre 50 y 99 trabajadores inclusive: a partir del 1° de abril del 2023.
- Menos de 50 trabajadores: a partir del 1° de junio de 2023.
Implementación voluntaria:
- Cualquier empleador que cumpla con los requisitos de la presente Resolución podrá solicitar autorización para implementar el presente sistema de manera voluntaria, con independencia de la nómina de personal que ocupe.
Exceptuados:
- Los empleadores quedarán exceptuados temporalmente de la obligación de utilizar el Sistema Informático del Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires, hasta tanto agoten las hojas móviles que se encuentren en su poder.
Pasos para utilizar al Sistema Digital del Libro Especial
- Generar clave fiscal y vincular las claves fiscales de las personas humanas, representantes, apoderadas y/o autorizadas con la clave fiscal de la persona jurídica empleadora.
- Constituir domicilio electrónico.
- Ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” en la página web de AFIP, y por única vez, dar de alta los conceptos de liquidación de sueldo, asociando los propios con los fijados por la AFIP. Definir, por cada uno de ellos, el tipo de concepto y el/los subsistemas a los que esté obligado a realizar aportes y contribuciones.
- Generar en forma periódica el Volante Electrónico de Pago – VEP- para el pago de la Tasa Retributiva del Servicio por trabajador y abonar la tasa mediante las formas de pago habilitadas por AFIP.
- La falta de pago de la tasa retributiva por el servicio administrativo obstará a la rúbrica del Libro Especial por parte de esta Autoridad Administrativa del Trabajo y, en consecuencia, no será oponible a terceros
- Efectuar las liquidaciones periódicas de haberes por cada trabajador del modo habitual y cargar en el Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires la información de las liquidaciones de haberes correspondiente.
- Validar y aceptar las liquidaciones.
- Una vez generado el archivo en el Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires, el mismo podrá ser descargado desde el módulo “consultas” del servicio.
- Emitir y guardar por el plazo de prescripción la constancia digital certificada del pago de la Tasa Retributiva de la rúbrica y de la presentación efectuada de la liquidación de haberes de cada trabajador.
Los empleadores serán los exclusivos responsables de la veracidad y consistencia en la información que carguen en el sistema, teniendo ésta carácter de Declaración Jurada.
Para subsanar errores en el procesamiento de los datos cargados los empleadores deberán dirigirse exclusivamente a la Dirección General de Recursos de la Seguridad Social dependiente de la AFIP.
En el caso que el MTBA corrobore la existencia de posibles inconsistencias en los datos cargados en el Libro Especial dará aviso a la AFIP y notificará al empleador de dicha circunstancia.
Frente al silencio o improcedencia de la respuesta, iniciará el procedimiento inspectivo pertinente.
El Libro Especial deberá ser presentado digitalmente conjuntamente con la presentación de la Declaración jurada de aportes y contribuciones de Seguridad Social.
El sistema informático “Libro Sueldo Digital” identificará en forma fehaciente la fecha de las presentaciones realizadas fuera de término y, en esas condiciones, esta Autoridad Administrativa del Trabajo procederá a su rúbrica, dejando constancia de la presentación extemporánea e intimando a la empleadora a que justifique y acompañe prueba de la causa de la presentación extemporánea.
El silencio o respuesta improcedente será motivo del labrado de la pertinente acta de infracción, dando inicio al procedimiento sancionatorio. A los fines de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones los empleadores deberán conservar los archivos digitales correspondientes al Libro Especial de Sueldos